Comment optimiser l’intégration des freelances au sein des entreprises ? Le cas Malt

Saviez-vous que plus de 50 % des effectifs de Google sont aujourd’hui constitués de freelances ? Le travail indépendant n’est plus un phénomène marginal, il s’inscrit dans une nouvelle réalité professionnelle. Alors que la flexibilité est devenue une attente forte, tant côté entreprises que côté talents, l’intégration des freelances devient un sujet stratégique pour les équipes RH. Pour favoriser une véritable cohésion d'équipe, il est essentiel de mettre en place des outils cohésion d'équipe adaptés à ces nouveaux modèles de collaboration, notamment à travers une animation de cohésion d'équipe inclusive, qui intègre aussi bien les salariés que les talents externes.

À l’heure où la qualité de vie au travail (QVT) s’étend à toutes les formes de collaboration, nous avons exploré ce sujet avec Richard Yarsley, Head of Talent chez Malt, une plateforme incontournable de mise en relation entre freelances et entreprises.

Le freelancing, une composante RH à part entière

Le modèle freelance est souvent résumé à la flexibilité ou à la sous-traitance. Pourtant, la réalité est plus nuancée. Les freelances sont en demande d’une relation pérenne et valorisante, bien loin du cliché du "bouche-trou" temporaire. Comme l’explique Richard Yarsley, ils veulent contribuer, collaborer, et être considérés comme des partenaires.

Malt est une start-up française fondée en 2013, d’environ 140 salariés, mettant en relation des freelances avec des entreprises allant du CAC 40 aux petites organisations locales. Depuis son lancement, la plateforme ne représente pas moins de 80 000 freelances et 40 000 entreprises. Sa mission ? Lier les deux parties autour d’un projet commun via le renforcement des contrats de freelancing, phénomène de société grandissant.

Liberté. Egalité. Malt Communauté.

Quelles sont les données clés caractérisant cette communauté ?

Comme le souligne Richard Yarsley, bien que par définition les freelances s’engagent auprès des entreprises de manière temporaire, ils restent des ressources humaines à part entière. Les réduire à des éléments externes décorrélés de leurs clients est une erreur stratégique. Même s’ils expriment un certain besoin de liberté, la majorité des freelances désirent une relation dans la durée et sont prêts à s’investir en conséquence.

Bouche-trou. Vous avez vraiment dit bouche-trou ?

Qui dit relation dit communauté, et qui dit communauté dit cohésion. Afin d’optimiser leur bien-être, leur développement et leur productivité, la plupart des freelances désirent être traités comme des collaborateurs à part entière en étant pleinement intégrés à l’entreprise. Cela peut donc passer par l’accès aux services liés (formations, restauration, activités sportives et culturelles), et aux moments de partage plus globalement.

Actuellement, les RH sont en majorité éloignées de ce genre de préoccupations car elles considèrent les freelances comme des ressources complémentaires plutôt que comme des acteurs clés de la transformation des entreprises. Non, un freelance n’est pas votre bouche-trou attitré.

Mais comment traiter les divergences entre attentes des freelances et comportements des RH ?

Les leviers d’une intégration des freelances réussie

Étape 1 – Attirer avec transparence

En amont de toute collaboration, il est nécessaire que les entreprises attirent les freelances via une annonce précise du projet, des objectifs et des modalités claires et détaillées. C’est une étape trop souvent mise de côté mais essentielle pour deux points clés : l’entreprise peut susciter la curiosité de talents appropriés et jauger l’investissement à mettre. un(e) freelance peut évaluer son intérêt, sa capacité à se joindre et à apporter de la valeur aux ambitions communes.

Malt travaille avec des freelances tous les jours. Lorsqu’une entreprise entre en contact avec un freelance, les missions sont explicitées de manière précise tout comme les modalités (rythme, lieu de travail, budget, services…). Il est plus intéressant pour un freelance d’accepter une mission si le projet le motive et qu’il connaît le contexte lié. Vous pouvez oublier votre annonce “Cherche développeur java”...

Étape 2 – Onboarder comme un salarié

Comme le met en avant Richard Yarsley, lui-même ancien freelance, nous pouvons parler de productivité et d’engagement professionnel de la part des freelances au même titre que pour les salariés. Et ce, dès leur intégration, afin de maximiser les performances.

Chez Malt, l’onboarding d’un freelance commence donc dès son premier jour, comme pour tout salarié. Pour se faire, un chef d’orchestre est nommé et remplit un rôle de coordinateur en effectuant des missions telles qu’informer l’équipe en place, présenter l’entreprise et ses enjeux, gérer les accès ou encore organiser des moments de partage comme un déjeuner.

Pour contrer l’image de sous-traitance ou la peur liée au partage de données sensibles, Malt privilégie le contact direct entre freelances et entreprises, instaure des contrats de confidentialité ou encore gère les accès en les répertoriant et en les fermant à l’issue des projets.

A partir d’un certain volume de freelances, l’avenir des RH serait-il donc de créer une fonction dédiée à leur gestion ? Selon Richard Yarsley, c’est à partir de 150/200 freelances que les entreprises devraient se pencher sur la mise en place d’une ressource spécialisée en interne.

Étape 3 – Fidéliser sans illusion de CDI

Malt le rappelle, malgré une volonté d’intégration, l’objectif d’un freelance n’est pas de faire partie intégrante de l’entreprise. Il dispose de sa propre entreprise, de son propre statut et a rarement pour but de se faire embaucher en CDI. Cependant, une autre forme de rétention ou de perspective d’évolution est possible : une collaboration sur du long terme. En lui confiant des projets plus complexes, l’entreprise peut faire montée en compétences son freelance.

Les 3 erreurs à éviter dans l’intégration des freelances

Pour créer un environnement propice au bon déroulement d’une mission et éviter de freiner involontairement un projet, voici une liste non-exhaustive d’erreurs à ne pas commettre selon Malt :

• Une communication asymétrique
• Des instruments de travail essentiels indisponibles
• Un manque d’accès aux avantages

Pour mieux maîtriser ces erreurs potentielles, écouter le replay de notre webinar !

Tableau comparatif – Intégration freelance vs salarié

Talents internes et externes : vers un mariage pour tous ?

Actuellement, une majorité d’entreprise ne savent pas comment travailler efficacement avec les indépendants. Avec la transformation digitale et l’automatisation des services sur la partie administrative notamment, les RH ont davantage un rôle de gestion des talents que ce soit pour les salariés, les alternants, les stagiaires ou les freelances.

Chez Malt, pour s’assurer que l’expérience humaine vécue par un freelance soit positive et équivalente à celle d’un salarié lambda, il faut casser la hiérarchie, concentrer différents collaborateurs autour d’un même projet et d’objectifs en commun. Il s’agit de repenser l’organisation comme un ensemble de talents internes et externes pour créer de la valeur commune et devenir une entreprise “élargie”.

Les freelances font aujourd’hui partie intégrante du challenge majeur des entreprises : repenser la gestion des ressources humaines avant celle de la gestion des ressources financières. Une mauvaise gestion RH ayant un impact direct sur l’état physique et mental des talents, à l’origine de conséquences financières parfois catastrophiques.

Source : Webinar Malt x Wellpass - Quel onboarding pour les freelances de votre entreprise ? Sondages sur une base de 120 répondants