Politique de confidentialité

Date de mise à jour : 26.05.2025

Introduction

En tant que clients et utilisateurs des plateformes EGYM Wellpass cette notice de confidentialité vous est applicable. Ces plateformes vous fournissent un accès à notre réseau de salle de sport ainsi qu’à d’autres services.

Chez EGYM Wellpass, nous nous engageons à vous informer de la façon dont nous traitons vos données personnelles, à vous donner le contrôle de leur utilisation et à les protéger. Vous trouverez ici, des informations sur le type de données que nous détenons à votre sujet, comment et pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et comment nous les protégeons. Cette notice de confidentialité vous indique également vos droits, de quelle façon vous pouvez les exercer et comment la loi vous protège.

A propos de EGYM Wellpass

EGYM Wellpass propose un abonnement unique et sans engagement pour +350 activités sport et bien-être, à destination des salariés. Nous accompagnons ainsi les entreprises soucieuses d’améliorer la qualité de vie au travail de leurs équipes. Notre offre est co-financée par l’entreprise et le salarié.

Côté salariés, c’est une offre unique pour faire du sport quand on veut, où on veut et sans aucun engagement. EGYM Wellpass ouvre l’accès à +3500 infrastructures sportives en France et en Belgique grâce à des partenariats exclusifs avec les clubs de sport les plus réputés et les plus premium. Le tarif est très attractif : pour 30€/mois en moyenne, le salarié peut par exemple faire du yoga le lundi matin, un cours de boxe le mardi soir avec un proche, aller à la piscine ou au bloc d’escalade le mercredi midi entre collègues avant de jouer au golf en famille le weekend.

Coté entreprises, c'est un outil essentiel en termes de ressources humaines puisqu’il agit sur : - la marque employeur : attractivité et rétention des talents, image de l’entreprise auprès de l’interne et de l’externe - l’engagement : cohésion sociale, motivation et esprit d‘équipe - la prévention santé : TMS, sédentarité, burnout et stress

Notre offre a déjà conquis plus de 500 entreprises, soit plus de 330 000 salariés bénéficiaires, dans le secteur des start-up mais aussi de grands groupes du CAC40.

Réservé exclusivement aux entreprises. Plus d’informations : https://fr.egym-wellpass.com

EGYM Wellpass est responsable du traitement des données et de vos données à caractère personnel (généralement référé dans cet avis de confidentialité sous les formes : "EGYM Wellpass", "nos"," nous" ou "notre").

Si vous avez la moindre question concernant cette notice de confidentialité ou la façon dont nous utilisons vos données personnelles, veuillez contacter notre responsable de la protection des données par courrier électronique à l'adresse privacy@egym.com.

Nos coordonnées complètes sont les suivantes : - Belgique : Avenue Louise 54 1050 Bruxelles - France : 156 rue de la Roquette 75011 Paris

Les données que nous collectons à votre sujet

Nous collectons les informations nécessaires à l'exercice de notre activité, mais aussi pour vous fournir des services particuliers demandés par vos soins et pour vous tenir informés. Nous pouvons également utiliser les informations que vous fournissez à des fins marketings pour communiquer avec vous, sur nos produits et services. Il nous est également possible de partager vos informations avec des tiers afin de vous permettre d'accéder au services.

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant, que nous avons regroupés de la façon suivante : - Données d’identité : prénoms, nom, nom d’utilisateur, titre, date de naissance et genre. - Données de contact : adresse de facturation, adresse de livraison, adresse e-mail et numéros de téléphone. - Données financières : détails du compte et de la carte de paiement (nous utilisons ces données uniquement à des fins de traitement des paiements). - Données transactionnelles : détails sur les paiements vers et depuis votre compte et d’autres détails sur les produits et services que vous avez achetés chez nous. - Données techniques : adresse IP, données de connexion, données de trafic, type et version du navigateur, type et version du téléphone, paramètres et emplacement du fuseau horaire, types et versions du plug-in du navigateur, système d’exploitation et plateforme, et autres informations concernant la façon dont vous avez accédé à notre site web et notre application. - Données du profil : identifiant et mot de passe, achats ou commandes effectués (vos intérêts, préférences, retours clients et réponses aux questionnaires). - Données d’utilisation : informations sur la façon dont vous utilisez notre site web, nos produits et nos services. - Données marketing et communication : vos préférences marketing et communication. - Données d’activité physique : les pas uniquement, via l'app de santé Google Fit ou Apple Health, après demande d'accord au moment de lier les app à EGYM Wellpass.

Nous ne détenons aucune information sur vos origines, vos croyances religieuses ou philosophiques, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, vos affiliations syndicales ou votre santé (les pas ne sont pas considérés comme une information de santé, mais bien comme une information d’activité physique).

Concernant les données d’activité physique : nous les stockons, pour calculer les scores, afficher les nombres de pas individuels et totaux, ainsi que les points par équipe.

Les données tierces que vous nous fournissez

Dans le cadre de l'utilisation de nos services, vous pouvez également nous fournir des informations personnelles sur des tiers, notamment des informations sur vos collègues ou proches que nous ne détenons pas dans notre base de données et que vous pouvez nous demander de traiter en votre nom (par exemple par le biais de notre fonctionnalité "Parrainage"). La façon dont nous traitons ces données tierces est définie dans notre contrat de services et ne fait pas l’objet de cet avis de confidentialité, dont le but est de vous informer sur la manière dont nous traitons vos données personnelles.

Comment sont collectées vos données personnelles ?

Généralement, nous collectons des informations personnelles vous concernant vous, vos employés et vos représentants lorsque vous décidez d'interagir avec nous, ou de vous abonner à l'un de nos produits ou services ou que vous exprimez un intérêt pour ces derniers. Nous regardons également la façon dont vous utilisez notre site web et notre application afin que nous puissions vous offrir la meilleure expérience possible.

La méthodologie de collecte des données comprend : - Des interactions directes : vous pouvez nous fournir des informations personnelles en remplissant des formulaires ou en nous contactant par courrier, téléphone, email, en personne lors d'événements, dans le cadre de notre accord contractuel avec vous, en saisissant ces données sur l'une de nos plateformes clients, etc. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque : - Vous commandez ou exprimez un intérêt pour nos produits ou services, - Vous vous abonnez à nos services ou publications, - Vous participez à un concours, une promotion ou un sondage, - Vous souscrivez à notre newsletter. - De la technologie ou interactions automatisées : lorsque vous interagissez avec notre site Web ou application, nous pouvons collecter automatiquement des données techniques sur votre équipement, les actions de navigation et les modèles. Nous recueillons ces données personnelles en utilisant des cookies, des journaux de serveur et d'autres technologies similaires. Nous pouvons également recevoir des données techniques vous concernant si vous visitez d'autres sites utilisant nos cookies. - Des conversations téléphoniques, chat ou robots conversationnels qui peuvent être enregistrées par nous, afin de nous aider à améliorer notre formation et notre qualité. - Des tiers ou des sources accessibles au public : nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de tiers et de sources publiques, notamment : des plateformes de médias sociaux, nos propres bases de données prospects/clients ou des références de recherche en ligne. - Via la connexion à des Applications Mobiles telles que Google Fit ou Apple Health

Les raisons pour lesquelles nous utilisons vos données personnelles :

• Pour vérifier votre identité et vos droits à nos produits et services lorsque vous nous contactez ou accédez à nos services
• Pour vous protéger des fraudes
• Pour mener à bien nos obligations envers vous, reliées par notre contrat
• Pour vous fournir des services et gérer vos abonnements
• Pour vous envoyer des relevés et des factures et percevoir des paiements de votre part
• Pour vous fournir des devis commerciaux
• Pour des analyses statistiques
• Pour exploiter et améliorer nos services et notre site web ou application mobile
• Pour vous informer de tout changement apporté à notre site web ou à nos services pouvant vous affecter
• Pour vous fournir un support technique
• Pour obtenir votre avis ou vos commentaires sur nos services
• Pour assurer un accès transparent à toutes les applications auxquelles vous avez souscrit
• Pour faire respecter nos droits légaux ou se conformer aux exigences légales
• Pour améliorer l'expérience et les communications sur les sites Web et les produits, en tenant compte des abonnements à vos produits et/ou des données collectées

Nous utilisons vos données personnelles seulement lorsque la loi nous le permet, à savoir :

• Lorsque nous devons exécuter le contrat que nous sommes sur le point de mettre en place ou de conclure avec vous.
• Lorsque nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.
• Lorsqu’il en va de nos intérêts légitimes et commerciaux concernant l'exploitation des plateformes clients, et ainsi vous fournir un accès à notre réseau de salles de sport. Nous faisons en sorte de considérer tout impact négatif potentiel sur vous et vos droits avant de traiter vos données personnelles.

Tracking

Les e-mails EGYM Wellpass peuvent contenir une petite image invisible de 1 pixel, qui peut être utilisée pour informer l'expéditeur (EGYM Wellpass) de l'ouverture de l'e-mail. Si le destinataire de l'e-mail a des images activées sur son appareil, à l'ouverture du courriel, un message (une requête automatique) est envoyé, au serveur de EGYM Wellpass, demandant l'image. Cette demande est enregistrée par EGYM Wellpass et nous indique que le courrier électronique a été ouvert. Un processus similaire peut être utilisé pour les liens ou les pièces jointes présents dans le courrier électronique, avec une demande envoyée à EGYM Wellpass pour le contenu qui est accessible via les liens ou les pièces jointes, indiquant ainsi à EGYM Wellpass que le lien ou la pièce jointe a été consulté.

Comment nous partageons vous données personnelles, et avec qui :

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des sociétés du groupe EGYM Wellpass et d'autres parties détaillées ci-dessous. Nous pouvons également transférer vos données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE), mais uniquement lorsque des mesures de protection spécifiques ont été mises en place afin de protéger vos données personnelles.

Dans le cadre des Challenges organisés, les informations d’activité physique quotidienne de chaque Utilisateur sont visibles par chaque utilisateur d’une même équipe. Tous les Utilisateurs d’une même équipe peuvent avoir accès la somme totale des pas d'un Utilisateur de son équipe sur la durée totale du challenge. L'employeur n'a aucun accès spécifique à ces informations d’activité physique.

Nous pouvons partager vos données personnelles avec une ou plusieurs des parties suivantes :

Tiers internes : ceux-ci comprennent d'autres sociétés du groupe EGYM Wellpass telles que EGYM Wellpass SPRL et nos actionnaires.

Les tierces parties externes peuvent inclure :

Les fournisseurs que nous engageons pour proposer des services en notre nom, par exemple les entreprises de traitement des paiements et de marketing. Ces sociétés sont basées en Europe et en Amérique du Nord.

Mais aussi, des conseillers professionnels, y compris des avocats, des comptables et des assureurs si nécessaire, pour leur permettre de nous fournir leurs services.

Enfin, des régulateurs et autres autorités qui exigent la déclaration des activités dans certaines circonstances.

Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des tiers à qui nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de nos activités ou de nos actifs. Alternativement, nous pouvons chercher à acquérir d'autres entreprises ou fusionner avec eux. Si un changement se produit dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que dans la présente déclaration de confidentialité.

Nous demandons à tous les tiers de respecter la sécurité de vos données personnelles et de les traiter conformément à la loi. Nous n'autorisons pas nos fournisseurs de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins. Nous leur permettons seulement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à des obligations contractuelles, qui assurent une protection adéquate de vos données.

Transferts internationaux

Nous pouvons partager vos données personnelles avec des entités du groupe EGYM Wellpass et avec des systèmes de marketing utilisés par le groupe EGYM Wellpass. Certains des tiers auxquels nous transférons vos données personnelles sont également basés en dehors de l'EEE, de sorte que le traitement de vos données personnelles implique également un transfert hors de l'EEE. Lorsque vos données personnelles sont transférées en dehors de l'EEE, nous utilisons des contrats spécifiques approuvés par la Commission européenne donnant à vos données personnelles le même droit de protection que dans l'UE.

Comment nous protégeons vos données personnelles ?

Nous nous engageons à protéger vos données personnelles. Nous mettons en place des sauvegardes comprenant des technologies, des politiques et des arrangements contractuels appropriés, afin que les données que nous avons à votre sujet soient protégées contre un accès non autorisé et une utilisation inappropriée. Enfin, nous ne conserverons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire.

Pendant combien de temps utiliserons-nous vos données personnelles ?

Nous conserverons vos données personnelles uniquement pendant le temps nécessaire aux fins énoncées dans cette déclaration de confidentialité et pour remplir nos obligations légales. Nous ne conserverons pas plus de données que nous n'en avons besoin. Tant que vous demeurez client, nous conservons vos données afin de continuer à vous fournir des services. Si vous ne souhaitez pas utiliser les services de EGYM Wellpass, nous conserverons vos données personnelles pendant une période de 24 mois avant de les supprimer. Nous sommes tenus de conserver certaines informations de base sur nos clients pour une période plus longue conformément aux lois fiscales applicables. Dans certaines circonstances, vous pouvez nous demander de supprimer vos données (voir ci-dessous).

Vos droits

Dans certaines circonstances, vous disposez de droits en vertu des lois sur la protection des données relatives à vos données personnelles, y compris le droit d'accès, le droit à la rectification, le droit d'effacer, le droit de restreindre le traitement, le droit à la portabilité des données et le droit d'objecter.

Si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez contacter nos consultants RGPD : dpo@egym-wellpass.com.

En vertu des lois européennes sur la protection des données, vous disposez d'un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles. Ces droits ne sont pas absolus - dans certains cas, ils ne s'appliqueront pas à vous, ou à l'utilisation particulière que nous faisons de vos données. Il y a des exceptions, par exemple si nous devons traiter les données pour nous conformer à nos propres obligations légales, mais si tel est le cas nous vous le ferons savoir.

Vos droits incluent : - Un accès à vos informations personnelles - De réclamer toute demande de modification ou correction de vos informations - D’exiger la suppression des informations personnelles vous concernant dans certaines situations - De recevoir les informations personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine, et avoir le droit de transmettre ces données à un tiers dans certaines situations - De s’opposer à tout moment au traitement des informations personnelles vous concernant pour le marketing direct - De s’opposer aux décisions prises par des moyens automatisés (y compris le profilage) - De s’opposer dans certaines au traitement continu de vos informations personnelles - De limiter le traitement de vos informations personnelles dans certaines circonstances

Vous avez également le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL, l'autorité de contrôle française pour les questions relatives à la protection des données) (https://www.cnil.fr). En revanche, veillez à nous contacter en premier lieu.